Cuando un proceso está fragmentado entre sistemas, áreas o responsabilidades, aparecen soluciones improvisadas que permiten mantener la operativa en marcha.
Las señales suelen repetirse.
• Hojas Excel intermedias para cruzar o transformar información.
• Listados paralelos para controlar estados de un proceso.
• Información que se mueve constantemente entre áreas por email.
• Personas que se convierten en nodos críticos para que el proceso continúe.
En el corto plazo, estas soluciones funcionan y permiten resolver situaciones concretas.
Sin embargo, con el tiempo empiezan a aparecer consecuencias menos visibles.
• Pérdida de eficiencia operativa.
• Falta de trazabilidad en los procesos.
• Mayor riesgo en la gestión de la información.
• Dependencia de determinadas personas o áreas.
A medida que la organización crece —ya sea por expansión, internacionalización o adquisiciones— estas soluciones terminan convirtiéndose en un obstáculo para escalar. El abuso de ofimática suele ser un síntoma claro de que el proceso está fragmentado y de que nadie lo gobierna de manera transversal.
En Noventia pensamos que cuando Excel se convierte en una pieza imprescindible de un proceso, el problema ya no es operativo, sino de diseño y de gobierno.
La ofimática es una herramienta excelente de trabajo individual. Pero cuando pasa a formar parte estructural del proceso, suele indicar que:
• El proceso no está correctamente definido de extremo a extremo.
• Los sistemas no cubren completamente las necesidades del negocio.
• La responsabilidad sobre el proceso está fragmentada.
El resultado es una arquitectura operativa que funciona, pero que acumula fricciones y
limita la capacidad de evolución de la organización.
En Noventia abordamos este tipo de situaciones combinando un método contrastado, una amplia experiencia y benchmark entre organizaciones de distintos sectores.
Tras haber participado en numerosos proyectos de transformación tecnológica y de procesos, hemos observado que estos problemas suelen responder a patrones muy similares, aunque cada organización tenga su propio contexto.
Nuestro trabajo consiste en identificar esos patrones, entender su origen y plantear soluciones que aborden el proceso de forma integral, evitando soluciones tácticas que simplemente desplazan el problema.
Para ello solemos trabajar en tres pasos:
• Identificar los puntos de ruptura del proceso, donde aparecen soluciones manuales o paralelas.
• Contrastar la situación con prácticas observadas en otras organizaciones, aportando una referencia externa que ayude a dimensionar el problema.
• Diseñar una solución de proceso y arquitectura tecnológica que asegure la continuidad del proceso de extremo a extremo.
El objetivo no es eliminar la ofimática —que seguirá teniendo su lugar— sino evitar que se convierta en el pegamento que mantiene unido el proceso.
Cuando esto se consigue, los procesos ganan en trazabilidad, eficiencia y capacidad de crecimiento.
Si te interesa contrastar cómo están funcionando realmente tus procesos y dónde pueden estar apareciendo estos puntos de fricción, estaremos encantados de compartir contigo el acceso al prediagnóstico digital.
Te daremos acceso a un cuestionario estructurado que puede completarse en aproximadamente 60 minutos y que posteriormente analizamos para devolverte un diagnóstico inicial con los principales puntos de ruptura de procesos, áreas de mejora y prioridades de actuación.
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